Любой документ имеет определенный срок хранения. Большинство материалов подлежит обязательному хранению на протяжении пяти лет, однако некоторые материалы имеют более длительный срок или же являются бессрочными. Обычно в специализированный архив передаются бумаги, срок годности которых составляет более десяти лет, а все остальные должны храниться на предприятии.
Выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению – довольно ответственная процедура, которая требует грамотного подхода. Заниматься этим должна экспертная комиссия, состав которой утверждает руководитель предприятия. В первую очередь, она должна удостовериться в том, что срок хранения бумаги, действительно, истек. Нередко в одном деле подшиты бессрочные документы и бумаги, имеющие определенный срок. В этой ситуации члены экспертной комиссии должны расформировать дело, разделить материалы, а из бессрочных сформировать новое дело.
Уничтожению подлежат документы, которые потеряли свою практическую значимость для предприятия. В этом случае их срок действия не учитывается, а решение об утилизации принимается членами экспертной комиссии. Возможно продление срока хранения материалов, которые необходимы для слаженной работы компании.
Отдельно рассматриваются материалы, в которых исчезла часть текста. Члены экспертной комиссии принимают решение о возможности его восстановления. В том случае, если большая часть текста не читаема, а восстановить ее не представляется возможным, специалисты отправляют документ на утилизацию. Все данные заносятся в протокол, который в дальнейшем подписывает руководитель предприятия.
После того, как все материалы разобраны, следует приступить непосредственно к процедуре уничтожения. Если объем бумаг незначителен, то возможна утилизация непосредственно в офисе с помощью небольшого шредера. Однако, если объем материалов больше чем одна папка, то целесообразнее обратиться в специализированную организацию. Между сторонами заключается договор, согласно которому конфиденциальные данные, находящиеся в документах, не подлежат разглашению. Сотрудники организации составляют специальный акт, который имеет две части. Первая из них содержит перечень материалов, подлежащих уничтожению, а во второй описывается способ утилизации. На сегодняшний день существует только два способа уничтожения бумаг. Первый из них подразумевает сжигание, а второй – измельчение.
